Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce osobních údajů Správcem osobních údajů je společnost Apartmány Elli s.r.o., IČO 06866743, se sídlem Drtinova 557/10, Smíchov, 150 00 Praha 5, provozující ubytování Horské apartmány Elli na adrese Velká Úpa 186, 542 21 Pec pod Sněžkou. Kontaktní telefon: +420 777 731 186. E-mail: info@apartmanyelli.cz. Web: www.apartmanyelli.cz. 2. Jaké osobní údaje zpracováváme Ubytovatel zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro rezervaci, poskytnutí ubytování, komunikaci s hostem, plnění zákonných povinností a ochranu práv ubytovatele. • identifikační údaje hostů: jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost, adresa pobytu nebo bydliště, číslo a typ dokladu, případně vízum, pokud je vyžadováno, • kontaktní údaje: e-mail, telefon, kontaktní adresa, • údaje o rezervaci: termín pobytu, počet osob, typ apartmánu, cena, platební informace, storno a změny rezervace, • komunikace s hostem prostřednictvím e-mailu, telefonu, SMS, WhatsAppu, rezervačního systému nebo rezervačního portálu, • údaje související s pobytem, například požadavky hosta, poznámky k rezervaci, informace o domácím mazlíčkovi, řešení škod nebo reklamací, • technické údaje při používání webu, zejména IP adresa, identifikátory zařízení, cookies, údaje o prohlížeči a údaje o používání webu, pokud jsou tyto nástroje na webu aktivní. • obrazový záznam z kamerového systému ve společných prostorách objektu, včetně data a času pořízení záznamu. 3. Účely a právní důvody zpracování • Vyřízení rezervace a poskytnutí ubytování: právní důvod: plnění smlouvy; příklady údajů: identifikační a kontaktní údaje, údaje o rezervaci, platební údaje. • Komunikace s hostem před pobytem, během pobytu a po pobytu: právní důvod: plnění smlouvy / oprávněný zájem; příklady údajů: e-mail, telefon, obsah komunikace. • Online check-in, self check-in a přístupové informace: právní důvod: plnění smlouvy / právní povinnost; příklady údajů: identifikační údaje, údaje o pobytu. • Evidence ubytovaných osob, hlášení cizinců a místní poplatek: právní důvod: právní povinnost; příklady údajů: údaje vyžadované právními předpisy a vyhláškou obce. • Účetní a daňové povinnosti: právní důvod: právní povinnost; příklady údajů: fakturační údaje, platební údaje. • Řešení reklamací, škod a ochrana práv: právní důvod: oprávněný zájem / plnění smlouvy; příklady údajů: komunikace, fotografie škod, podklady k nárokům. • Karta Krkonoš, kterou ubytovatel poskytuje ubytovaným hostům jako součást pobytu: právní důvod: plnění smlouvy o ubytování; provozovateli systému Karta Krkonoš jsou předávány pouze údaje nezbytné pro vydání a ověření platnosti karty, zejména jméno a příjmení hosta, termín pobytu a identifikace ubytovacího zařízení. Host může vydání karty odmítnout, aniž by to mělo vliv na možnost ubytování. • Marketingová sdělení, pokud jsou využívána: právní důvod: u hostů, kteří u ubytovatele využili ubytování, oprávněný zájem ubytovatele na nabídce vlastních obdobných služeb podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.; u ostatních osob, které se přihlásily k odběru novinek prostřednictvím webu, souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Zasílání lze v obou případech kdykoli bezplatně odmítnout odhlašovacím odkazem uvedeným v každém sdělení nebo na adrese info@apartmanyelli.cz; příklady údajů: e-mail, jméno, údaje o předchozím pobytu. • Analytické a marketingové cookies: právní důvod: souhlas návštěvníka webu; příklady údajů: cookies, IP adresa, identifikátory zařízení, údaje o používání webu. • Kamerový systém se záznamem ve společných prostorách objektu: právní důvod: oprávněný zájem ubytovatele na ochraně majetku, zdraví a bezpečnosti osob podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; příklady údajů: obrazový záznam, datum a čas záznamu. 4. Kdo má k údajům přístup K osobním údajům mohou mít přístup pouze osoby a subjekty, které je potřebují pro zajištění ubytování, provozu, technické podpory, plateb, komunikace a zákonných povinností. • ubytovatel a pověřené osoby zajišťující správu rezervací a komunikaci s hosty, • osoby zajišťující provoz ubytování, úklid, technickou správu nebo řešení škod v nezbytném rozsahu, • účetní nebo daňový poradce, • správce rezervačního systému, channel manageru, online check-inu nebo obdobných systémů, • rezervační portály, přes které byla rezervace provedena, • platební brána nebo banka, pokud je platba realizována elektronicky, • Policie ČR, obec nebo jiné orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis, • provozovatel systému Karta Krkonoš a subjekty zajišťující vydání, správu nebo ověření platnosti této karty, a to v rozsahu uvedeném v článku 3 těchto zásad, • technické a IT služby nezbytné pro provoz webu, e-mailů, analytických nástrojů a systémů. • dodavatel zajišťující technickou správu a servis kamerového systému, a to v nezbytném rozsahu. 5. Rezervační systémy a platformy Osobní údaje mohou být zpracovávány v systémech používaných pro správu rezervací, online check-in, evidenci hostů, platby a komunikaci, zejména v rezervačním systému, channel manageru, e-mailu, platební bráně, Booking.com, Airbnb nebo dalších platformách. Pokud host provádí rezervaci přes externí rezervační portál, zpracovává tento portál osobní údaje také podle vlastních pravidel ochrany osobních údajů. Je-li rezervace vytvořena prostřednictvím rezervačního portálu, získává ubytovatel část osobních údajů hosta od tohoto portálu, a to zpravidla v rozsahu jméno a příjmení, kontaktní údaje, termín a parametry rezervace a údaje o platbě. Takto získané údaje ubytovatel zpracovává pro stejné účely, na stejných právních důvodech a po stejnou dobu jako údaje získané přímo od hosta. O zpracování je host informován nejpozději při první komunikaci ze strany ubytovatele odkazem na tyto zásady. 6. Doba uchování osobních údajů Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro příslušný účel, po dobu vyžadovanou právními předpisy nebo po dobu potřebnou k ochraně práv ubytovatele. Konkrétní lhůty jsou stanoveny následovně: • Rezervační údaje a smluvní komunikace: po dobu trvání pobytu a následně zpravidla 3 roky od skončení pobytu z důvodu možného uplatnění právních nároků; v případě probíhajícího sporu po dobu jeho trvání a nezbytnou dobu poté • Účetní a daňové doklady: zpravidla 10 let od konce příslušného účetního období, pokud právní předpisy nestanoví jinou lhůtu • Údaje vedené pro evidenci ubytovaných osob a hlášení cizinců: po dobu stanovenou právními předpisy upravujícími evidenci ubytovaných osob, cizinců a místní poplatky • Údaje k místnímu poplatku z pobytu: po dobu stanovenou právními předpisy a požadavky obce, zpravidla po dobu 6 let, pokud není stanovena jiná lhůta • Reklamace, škody, pojistné události a právní nároky: po dobu řešení případu a následně zpravidla 3 roky; v odůvodněných případech déle, pokud je to nezbytné pro ochranu práv • Marketingové údaje: po dobu platnosti souhlasu, nejdéle 5 let od jeho udělení nebo do jeho odvolání; u zákaznických sdělení podle zákona do odhlášení nebo vznesení námitky • Cookies a technické identifikátory: podle typu cookie a nastavení uvedeného v článku 12 těchto zásad a v cookie liště webu • Záznamy z kamerového systému: nejvýše 14 dnů od pořízení záznamu; je-li na záznamu zachycena mimořádná událost, po dobu nezbytnou k jejímu prošetření a k uplatnění nebo obhajobě právních nároků 7. Kamerový systém se záznamem Objekt je v některých společných prostorách monitorován kamerovým systémem se záznamem. Kamery jsou umístěny ve vstupní místnosti u hlavního vchodu do budovy a dále v garáži, lyžárně a místnosti pro uložení kol. Kamerami nejsou monitorovány apartmány, jejich vnitřní prostory, sociální zařízení ani jiné prostory soukromé povahy. Zvuk není zaznamenáván. Účelem zpracování je ochrana majetku ubytovatele, hostů a třetích osob, ochrana zdraví a bezpečnosti osob pohybujících se v objektu a prevence, zjišťování a objasňování protiprávního jednání, zejména krádeží, vandalismu a poškozování majetku. Kamerový systém neslouží ke sledování ubytovaných osob ani ke kontrole zaměstnanců. Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem ubytovatele podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Rozsah zpracovávaných údajů je omezen na obrazový záznam osob pohybujících se v monitorovaných prostorách a na datum a čas pořízení záznamu. Záznam je automaticky přemazáván a uchováván po dobu nejvýše 14 dnů od jeho pořízení. Je-li na záznamu zachycena mimořádná událost, zejména škoda, krádež, úraz nebo jiné protiprávní jednání, může být příslušná část záznamu uchována po dobu nezbytnou k prošetření události a k uplatnění nebo obhajobě právních nároků, případně předána Policii ČR, pojišťovně nebo jinému orgánu veřejné moci. Přístup k záznamu má pouze ubytovatel a jím výslovně pověřené osoby vázané povinností mlčenlivosti, dále dodavatel technické správy kamerového systému v nezbytném rozsahu a orgány veřejné moci v případech stanovených právním předpisem. Vstup do monitorovaných prostor je označen informační cedulkou s piktogramem kamery a základními informacemi o správci a o možnosti získat další informace. Host i jiná dotčená osoba mají právo vznést proti tomuto zpracování námitku podle čl. 21 GDPR, a to na adrese info@apartmanyelli.cz. 8. Zabezpečení osobních údajů Ubytovatel přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, neoprávněným předáním nebo jiným porušením zabezpečení. Přístupy do rezervačních systémů a administrací jsou chráněny hesly a jsou poskytovány pouze oprávněným osobám. Osoby, které s údaji pracují, jsou povinny zachovávat mlčenlivost. 9. Práva hostů Host má v souvislosti se zpracováním osobních údajů zejména právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, opravu nepřesných údajů, výmaz údajů, omezení zpracování, přenositelnost údajů, vznést námitku proti zpracování a odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu. Host může svá práva uplatnit na kontaktním e-mailu ubytovatele info@apartmanyelli.cz. Ubytovatel žádost vyřídí bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od jejího doručení, pokud právní předpisy nestanoví jinak. První vyřízení žádosti je zpravidla bezplatné; v případě zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí může ubytovatel postupovat podle GDPR. Host má také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz. 10. Povinnost poskytnout údaje Poskytnutí některých údajů je nezbytné pro vytvoření rezervace, uzavření a plnění smlouvy o ubytování, online check-in a splnění zákonných povinností ubytovatele. Pokud host neposkytne údaje, které jsou nezbytné pro ubytování nebo zákonnou evidenci, nemusí být možné ubytování poskytnout. Při online check-inu ubytovatel rozlišuje údaje povinné a dobrovolné: • údaje vyžadované právními předpisy: jméno a příjmení, datum narození, adresa místa trvalého pobytu nebo bydliště, státní příslušnost, druh a číslo průkazu totožnosti nebo cestovního dokladu, u cizinců rovněž číslo víza, je-li vyžadováno, a doba ubytování; tyto údaje jsou nezbytné pro vedení evidenční a domovní knihy, ohlášení pobytu cizinců a správu místního poplatku z pobytu, • údaje nezbytné pro plnění smlouvy o ubytování: kontaktní e-mail a telefon, které slouží k zaslání přístupových údajů, komunikaci před příjezdem a k řešení mimořádných situací během pobytu, • údaje dobrovolné: registrační značka vozidla, pokud host využívá parkovací stání, poznámky a přání hosta a případný souhlas se zasíláním novinek; jejich neposkytnutí nemá vliv na možnost ubytování s výjimkou přidělení parkovacího stání. Bez poskytnutí údajů vyžadovaných právními předpisy a údajů nezbytných pro plnění smlouvy nelze ubytování poskytnout, neboť by ubytovatel nemohl splnit své zákonné evidenční povinnosti. Poskytnutí dobrovolných údajů není podmínkou ubytování ani poskytnutí jiné služby. 11. Předávání osobních údajů mimo EU Někteří poskytovatelé technických, analytických nebo marketingových služeb mohou zpracovávat osobní údaje také mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech amerických. Pokud k takovému předání dochází, ubytovatel využívá odpovídající právní mechanismy podle GDPR, zejména rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně pro subjekty certifikované podle EU-US Data Privacy Framework, standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí nebo jiná vhodná opatření podle GDPR. U služeb Google, Meta nebo jiných obdobných poskytovatelů je konkrétní mechanismus předávání určen podle jejich aktuálních podmínek zpracování osobních údajů a nastavení používaných služeb. 12. Cookies a webové stránky Webové stránky mohou používat cookies a obdobné technologie za účelem zajištění funkčnosti webu, rezervace, měření návštěvnosti, zlepšování služeb a případně také za účelem marketingu, pokud je takové nastavení na webu aktivní. Nezbytné cookies může web zpracovávat bez souhlasu návštěvníka, protože jsou potřebné pro fungování webu a rezervačního procesu. Analytické a marketingové cookies mohou být použity pouze na základě souhlasu uděleného prostřednictvím cookie lišty, pokud právní předpisy neumožňují jiný postup. Host nebo návštěvník webu má možnost souhlas s jednotlivými kategoriemi cookies udělit, odmítnout nebo později změnit. Odmítnutí analytických nebo marketingových cookies nemá vliv na možnost vytvořit rezervaci ani využívat základní funkce webu. • Nezbytné cookies: příklad poskytovatele: web / rezervační systém; účel: fungování webu, rezervace, zabezpečení, uložení technických nastavení; právní důvod: oprávněný zájem / nezbytnost pro službu; obvyklá doba platnosti: relace až 12 měsíců podle typu cookie. • Preferenční cookies: příklad poskytovatele: web / cookie lišta; účel: zapamatování jazykového nastavení nebo volby souhlasu; právní důvod: souhlas nebo oprávněný zájem podle nastavení; obvyklá doba platnosti: 6 až 12 měsíců. • Analytické cookies: příklad poskytovatele: Google Analytics nebo obdobný nástroj; účel: měření návštěvnosti, vyhodnocení používání webu, zlepšení služeb; právní důvod: souhlas; obvyklá doba platnosti: zpravidla 2 až 14 měsíců podle nastavení nástroje. • Marketingové cookies: příklad poskytovatele: Google Ads, Meta Pixel nebo obdobný nástroj; účel: měření účinnosti kampaní, remarketing, personalizace reklamy; právní důvod: souhlas; obvyklá doba platnosti: zpravidla 3 až 13 měsíců podle nastavení nástroje. • Technické identifikátory třetích stran: příklad poskytovatele: Google, Meta, rezervační nebo platební nástroje; účel: zajištění funkce služeb třetích stran, měření nebo zabezpečení; právní důvod: podle typu služby a souhlasu; obvyklá doba platnosti: podle konkrétní služby a nastavení v cookie liště. Konkrétní seznam aktuálně používaných cookies, jejich názvy, poskytovatel, účel a přesná doba platnosti musí odpovídat skutečnému nastavení webu a cookie lišty. Pokud se používané nástroje změní, musí být odpovídajícím způsobem aktualizována také cookie lišta a tyto zásady. 13. Závěrečná ustanovení k ochraně osobních údajů Tyto zásady mohou být aktualizovány podle změn právních předpisů, používaných systémů, rezervačních nástrojů, cookies nebo způsobu provozu ubytování. Tyto zásady nabývají účinnosti dne 1. 6. 2026.